Az UTU flow rendszere szoros kapcsolatban áll a városi Hibabejelentő applikációval. Működési adatait mindkét program egy helyről, aonos adatbázisból veszi, a beérkezett hibák kezelése az UTU flow felületén történik.
A rendszer oldalsávjának JEGY pontja alatt található az Új hibajegy beküldés opció
Ezt a menüpontot választva a fő képenyőrészen megjelennek a hiba paramétreinek beállítására szolgáló mezők.
A program a hibajegyeket egyenként egyedi azonosítóval látja el, melye a Ref. sorban rögzít.
A Bejelentés típusa legördülő menüből választhatjuk ki a rögzíteni kívánt hibajegy típusát.
A hibabejelentő applikáció funkcionalitásán túl, belső hibajegy létrehozásakor lehetőség van a hibajegy fontossági szintjét is megadni. Ennek alapján megkülönböztetésre tud kerülni alacsony – normál – magas – kritikus címkékkel ellátott hiba. Ezek a megjelölések jelenlegi állapotban mintegy címke működnek, extra információt közvetítve az operátorok felé, a hibajegy kezelésében extra folyamat nem kapcsolódik hozzá.
Ez alatt található Üzenet rész beviteli mezője lehetőséget biztosít a hiba leírására.
Az egyes hibajegyekhez külső partnereket lehet csatolni. Ezt csak azok tudják végrehajtani, akik a Partnerek erre szolgáló felületén a kellő jogosultságot megkapták. A rendszer lehetőséget biztosít előre meghatározott e-mail üzenet kiküldésére amennyiben ezt az opciót választja a beküldő. Az e-mail szövegét előre kell a rendszerbe rögzíteni, az opció választásával a szöveg nem módosítható. Az opció célja a rendszer általi értesítő üzenet kezelése.
Az egyes hibajegyek bejelentése során a rendszerben kezelt futó projetkethez is lehet csatolni a bejelentésre kerülő hibajegyet. Ennek feltétele, hogy a bejelentést végző személy az adott Projekt résztvevője legyen.
A hibajegyekhez dokumentumokat lehet hozzárendelni. Amennyiben képet rendelünk hozzá, úgy a Hibajegy ‘profilképeként’ ez a kép fog megjelenni a jegy részletes nézetében. A képek kiválasztása után a mellette lévő A FÁJL CSATOLÁSA gombra kattintva tudjuk feltölteni a filet.
A hibajegy utolsó két beviteli mezője a cím megadására szolgál, illetve a térkép lehetőséget ad helyörző elhelyezésére és kataszterelem kiválasztására. A kiválasztott elem, vagy megjelölt hely alapján a rendszer kitölti a választókörzet információkat, így az a hibajegy tulajdonságává válik.
Ezen adatok közül csak a vastagon szedett beviteli mezők kitöltése kötelező, a többi mező kitöltése opcionális, azok hinyában is létrehozható a hibajegy.
Az adatok megadása után a lap alján található ÚJ HIBAJEGY BEKÜLDÉSE gombra kattintva tudjuk jóváhagyni a hibajegy elkészítését.
Az elkészült hibajegy a hiba fajtájától függően kerül felelőshöz.